จดหมายเวียน (Mail Merge) คือ การสร้างจดหมายหลายฉบับขึ้นมา โดยที่เนื้อหาส่วนมากเหมือนกัน แตกต่างกันแค่บางส่วน เช่น ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งหากต้องการสร้างจดหมายให้กับผู้รับทุกคน สามารถพิมพ์จดหมายเพียงครั้งเดียว จากนั้นจะเปลี่ยนแค่ชื่อผู้รับหรือที่อยู่ก่อนพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับ ดังนั้นการสร้างจดหมายเวียนด้วย Microsoft Word 2016 จะเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์ได้ดีที่สุด ช่วยในการประหยัดเวลาสำหรับการใส่ข้อมูล และสามารถเก็บฐานข้อมูลรายชื่อและที่อยู่ผู้รับไว้ใช้ในครั้งถัดไปได้

งานเอกสารในลักษณะจดหมายที่ที่มีเนื้อความแบบเดียวกันแต่ส่งถึงผู้รับจำนวนมาก เช่น จดหมายเชิญอบรม เกียรติบัตร จดหมายขอบคุณลูกค้า เป็นต้น เรียกจดหมายลักษณะนี้ว่า จดหมายเวียน

องค์ประกอบของจดหมายเวียน
1. เอกสารหลัก คือ เอกสารที่เป็นเนื้อหาหลัก มักจะเป็นจดหมาย หรือแบบฟอร์มที่ได้กำหนดให้มีข้อความเพื่อใช้เป็นต้นแบบของการพิมพ์จำนวนมาก
2. แหล่งข้อมูล คือ รายชื่อ ตำแหน่ง และที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งส่วนใหญ่จะเก็บอยู่ในรูปแบบของตาราง Excel , ตารางฐานข้อมูลของ Access แล้วนำมาผนวกเข้ากับตัวเอกสารหลักใน word เมื่อสั่งพิมพ์จดหมาย ซองจดหมาย โปรแกรมจะเปลี่ยนรายชื่อในเอกสารแต่ละชุดให้โดยอัตโนมัติ โปรแกรม Microsoft Word 2016 มีความสามารถในการช่วยลดขั้นตอนในการทำงานได้ โดยให้สร้างไฟล์เนื้อหาจดหมายหลัก และไฟล์แหล่งข้อมูลแยกจากกัน แล้วนำมาผนวก (Merge) เข้าด้วยกันในภายหลัง

ขั้นตอนการทำจดหมายเวียน

1. การสร้างเอกสารหลัก

- การสร้างเอกสารหลักจากไฟล์แม่แบบ (Template)
ไฟล์แม่แบบ คือ ไฟล์ที่ถูกออกแบบเพื่อเป็นแพทเทิร์น (Pattern) สำหรับใช้กับการสร้างจดหมายตามความต้องการ เช่น จดหมายธุรกิจ จดหมายร้องเรียน จดหมายธุรกิจ เป็นต้น ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนข้อความให้แตกต่างจากแพทเทิร์นเดิมที่วางไว้ได้ สามารถเลือกใช้ตามหมวดหมู่ มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

หลังจากขั้นตอนการดาวน์โหลดแม่แบบที่ต้องการแล้ว จะปรากฏรูปแบบตัวอย่างเนื้อความจดหมายขึ้นมาให้และมีการจัดรูปแบบของจดหมายมาให้ด้วย ซึ่งโปรแกรมจะมีคำอธิบายบอกว่าแต่ละส่วนนั้นต้องพิมพ์อะไรลงไป โดยสามารถคลิกเลือกแต่ละส่วนของจดหมายแล้วใส่รายละเอียดที่ต้องการลงไปแทน

- การสร้างเอกสารหลักจากเอกสารเปล่า (Blank Template)
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2016 ขึ้นมา จะมีหน้าเอกสารเปล่ามาให้ใช้งาน สามารถพิมพ์เอกสารหลักลงไปได้เลย หรืออีกหนึ่งวิธีคือการเปิดเอกสารใหม่ขึ้นมาใช้งาน มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

  ตัวอย่างเนื้อความจดหมายเวียน

เมื่อพิมพ์เนื้อความหลักในจดหมายเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการเว้นในจุดที่ต้องการเปลี่ยนเอาไว้ก่อน จากตัวอย่างจุดที่ต้องทำการเว้น ได้แก่ ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง และโรงเรียน

2. แหล่งข้อมูล

แหล่งข้อมูล คือ แฟ้มที่มีข้อมูลที่จะผสานเข้าไปในเอกสาร ตัวอย่างเช่น ชื่อ-นามสกุล และที่อยู่ของผู้รับของจดหมาย โดยจะเก็บอยู่ในตาราง Word , ตาราง Excel , ตารางฐานข้อมูล Access หรือจากสมุดรายชื่อใน Outlook ซึ่งเมื่อต้องการผสานข้อมูลลงในเอกสารหลักจะต้องทำการเชื่อมต่อเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูลที่มีอยู่หรือหากยังไม่มีแฟ้มข้อมูล ก็สามารถสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นใหม่ในระหว่างกระบวนการสร้างจดหมายเวียนได้ โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้