การจัดการข้อมูล หมายถึง การป้อนข้อมูลเข้าและทำการแก้ไขข้อมูล เมื่อมีการพิมพ์ผิดหรือต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมไปถึงการเคลื่อนย้ายข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง เช่น การคัดลอกข้อมูลในกรณีที่มีข้อความเหมือนกันโดยที่ไม่ต้องทำการพิมพ์ซ้ำ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์ การล้างข้อมูลที่ไม่ต้องการออก การแทรกข้อมูลเมื่อมีการพิมพ์ตกหล่น การค้นหาข้อมูล และการแทนที่ข้อมูลจากค่าหนึ่งไปเป็นอีกค่าหนึ่ง

หลังจากตั้งค่าหน้ากระดาษเรียบร้อยแล้วในหน้าต่างเอกสารจะแสดงเคอร์เซอร์ I กะพริบในเอกสาร เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถพิมพ์ข้อความภาษาไทย ภาษาอังกฤษ ตัวเลข สัญลักษณ์ต่าง ๆ ลงไปได้เลย ซึ่งมีวิธีดังนี้

- ตำแหน่งที่เคอร์เซอร์กะพริบสามารถพิมพ์ข้อความลงไปได้ทันที ถ้าหากต้องการเว้นวรรคให้กดแป้นเว้นวรรคหรือ Spacebar

- เมื่อต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ให้กดแป้น Enter

- เมื่อพิมพ์ข้อความต่อไปเรื่อยๆ โปรแกรมจะตัดคำหรือข้อความแต่ละบรรทัดให้อัตโนมัติ

- หากต้องการพิมพ์ข้อความภาษาอังกฤษให้กดแป้น   เพื่อเปลี่ยนภาษาจากนั้นพิมพ์ข้อความลงไป

กรณีที่พิมพ์ข้อมูลผิดหรือข้อความผิดแล้วต้องการแก้ไข สามารถแก้ไขโดยการพิมพ์ข้อความใหม่แทนที่ข้อความเดิม , การลบตัวอักษร , การเรียกข้อมูลมาแก้ไข , การแทรกตัวอักษร หรือโดยการแก้ไขส่วนรายละเอียดภายในข้อความจากแถบเมนูก็ได้ เพราะมีคำสั่งแก้ไขเลิกทำการป้อนข้อมูล , ทำซ้ำการพิมพ์ป้อน ในขณะเดียวกันเราสามารถใช้แป้นพิมพ์ หรือเมาส์ในการเลือกข้อความที่ผิดมาแก้ไข อีกทั้งผู้ใช้งานยังสามารถใช้แบบตัวอักษรที่มีความต่างกันได้คือ การเปลี่ยนแบบตัวอักษร ขนาดตัวอักษร และสีของตัวอักษรที่ไม่เหมือนข้อความโดยรวม มีวิธีแก้ไขข้อมูลดังนี้

- คลิกเมาส์เลือกตำแหน่งที่ต้องการแก้ไข ถ้าต้องการลบให้กดแป้น Backspace ดังรูป

- ต้องการเว้นวรรคเพื่อพิมพ์ข้อความให้กดแป้น Spacebar 1 ครั้ง จากนั้นพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป
- หากต้องการลบข้อความบางช่วงให้ใช้เมาส์ลากคลุมข้อความที่ต้องการจากนั้นกดแป้น Spacebar 1 ครั้ง
- การลากคลุมข้อความจากนั้นคลิกขวาเลือก ตัด (cut) คือ การตัดข้อความทิ้งและขณะเดียวกันคือการคัดลอกข้อความนั้นไว้ด้วย

   การเลื่อนไปยังตำแหน่งที่จะแก้ไขข้อมูลใช้ปุ่มต่อไปนี้

   ปุ่มต่าง ๆ ที่แป้นพิมพ์ที่ใช้ในการแก้ไขข้อมูล

	เปลี่ยนสลับระหว่างภาษาไทยและอังกฤษ (แป้นซ้ายมือบน)
	ลบตัวอักษรที่อยู่ด้านหลังทีละตัว
	ลบตัวอักษรที่อยู่ด้านหน้าทีละตัว
	กดแป้น Enter เมื่อขึ้นบรรทัดใหม่
	กดแป้น Shift + แป้น Enter ขึ้นบรรทัดใหม่ที่ระยะบรรทัดเท่ากับข้อความอื่นๆ
	ใช้ในการเลื่อนระยะในการพิมพ์

การเลือกข้อมูล (Selection) หมายถึง การกำหนดกลุ่มข้อมูลเพื่อทำงานใด ๆ ในช่วงหนึ่งซึ่งในกรณีของการเลือกข้อมูลที่เป็นข้อความมักจะใช้คำว่า “การระบายแถบสี” ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็น สำหรับผู้ใช้งานในโปรแกรมต่างๆ ที่ทำงานบนระบบปฏิบัติการวินโดวส์ทั่วไป และมีส่วนดีในจุดที่มีหลักการทำงานคล้ายคลึงกันเกือบทุกโปรแกรม ข้อมูลที่ถูกเลือกไว้สามารถนำไปทำงานตามที่ต้องการได้

3.1 การเลือกข้อความโดยการใช้เมาส์

1) การเลือกข้อความตามต้องการ
เป็นวิธีที่ใช้เลือกข้อความตามที่เราต้องการซึ่งเป็นการเลือกที่ไม่มีรูปแบบตายตัวว่าเลือกเพียง 1 คำ หรือ 1 บรรทัด ซึ่งการเลือกจะขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานว่าต้องการเลือกข้อมูลจากจุดใดไปถึงจุดใดในหน้าเอกสาร มีวิธีการคือ ให้คลิกเมาส์ที่ตำแหน่งเริ่มต้นของข้อความที่ต้องการเลือก แล้วคลิกเมาส์ค้างไว้ จากนั้นลากเมาส์ให้เกิดแถบสีดำคลุมข้อความไปจนถึงจุดสิ้นสุดของข้อความที่ต้องการแล้วจึงค่อยปล่อยเมาส์ ดังรูป

2) การเลือกเฉพาะคำในเอกสาร
หากต้องการเลือกเฉพาะคำใด คำหนึ่งในข้อความ ให้ดับเบิ้ลคลิกที่คำนั้นได้เลย เมื่อดับเบิ้ลคลิกแล้วจะเกิดแถบสีเทาคลุมคำนั้นๆ หมายความว่าคำนั้นได้ถูกเลือกแล้ว

3) การเลือกทั้งบรรทัด
หากต้องการเลือกข้อความทั้งบรรทัดให้เลื่อนเมาส์มาที่หน้าบรรทัดที่ต้องการเลือก โดยที่ให้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศรหน้าประโยคที่ต้องการและให้คลิก 1 ครั้งที่หน้าประโยคนั้น หรือหากต้องการเลือกหลายบรรทัดก็ให้คลิกเมาส์ค้างไว้และลากลงมาคลุมประโยคอื่น ๆ ที่ต้องการเลือกเพิ่มเติม ดังรูป

4) การเลือกทั้งย่อหน้า
หากต้องการเลือกข้อความทีละย่อหน้าให้เลื่อนเมาส์มาที่หน้าย่อหน้าที่ต้องการเลือก โดยที่ให้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร จากนั้นดับเบิ้ลคลิก (คลิกเมาส์ 2 ครั้งติดกัน) ที่หน้าย่อหน้านั้นๆ

5) การเลือกข้อความทั้งหมดในเอกสาร|
หากต้องการเลือกข้อความทั้งเอกสารให้นำเมาส์มาทางด้านซ้ายของเอกสารให้เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร จากนั้นให้คลิกเมาส์ 4-5 ครั้งติดกันที่ตำแหน่งใดก็ได้ โปรแกรมจะทำการเลือกข้อความให้ทั้งเอกสาร หรือสามารถใช้คำสั่งจากแป้นพิมพ์ได้เช่นกัน โดยที่กดปุ่ม Ctrl + A พร้อม ๆ กัน

3.2 การเลือกข้อความโดยใช้คำสั่งเลือก

คลิกแท็บคำสั่งหน้าแรกในแท็บคำสั่งย่อยการแก้ไข ซึ่งคำสั่งเลือกยังแบ่งเป็นคำสั่งย่อย ๆ อีก 3 คำสั่ง ได้แก่ เลือกทั้งหมด เลือกวัตถุ และ เลือกข้อความที่รูปแบบคล้ายกัน โดยวิธีการเลือกทำได้โดยนำเมาส์ไปคลิกที่ปุ่มคำสั่ง เลือก จะปรากฏกลุ่มคำสั่งย่อยขึ้น ดังนี้

1. เลือกทั้งหมด เป็นการเลือกข้อความทั้งเอกสาร ซึ่งจะเหมือนกับการกดปุ่ม Ctrl+A ที่แป้นพิมพ์โดยมีวิธีการเลือก คือ นำเมาส์ไปคลิกที่เครื่องมือ เลือกทั้งหมด โปรแกรมจะทำการเลือกข้อความทั้งหมดในเอกสารให้ทันทีที่คลิก
2. เลือกวัตถุ เป็นการเลือกวัตถุที่อยู่ในหน้าเอกสาร อาจใช้ในกรณีที่กำหนดให้วัตถุอยู่ด้านหลังข้อความ ซึ่งหากคลิกเลือกแบบปกติอาจทำให้คลิกเลือกยาก แต่คำสั่งนี้จะสามารถเลือกวัตถุได้ทันที โดยวัตถุในเอกสาร Word ที่สามารถใช้คำสั่งนี้ ได้แก่ รูปร่าง , กล่องข้อความ และ รูปภาพ
3. เลือกข้อความที่มีรูปแบบคล้ายกัน เป็นการเลือกข้อความที่มีลักษณะ หรือ รูปแบบที่เหมือนกัน เช่น มีแบบอักษร ขนาดตัวอักษร ขีดเส้นใต้เหมือนกัน เป็นต้น โดยมีวิธีการเลือก ดังนี้

การเคลื่อนย้ายข้อมูลในกระดาษทำการ หมายถึง การย้ายข้อมูลหรือข้อความ จากตำแหน่งหนึ่งไปยังตำแหน่งใหม่ การเคลื่อนย้ายข้อมูลต่างจากการคัดลอก คือ ผลจากการคัดลอกจะทำให้มีข้อมูลเพิ่มขึ้นจากเดิม ส่วนผลจากการเคลื่อนย้ายข้อมูลจะไม่ทำให้มีข้อมูลเพิ่มขึ้น เพียงแต่เป็นการย้ายข้อมูลจากที่เดิมไปอยู่ที่ตำแหน่งใหม่

วิธีที่ 1 การย้ายข้อมูลโดยการใช้เมาส์

วิธีที่ 2 การย้ายข้อมูลโดยการใช้คำสั่งตัด (Cut) และ วาง (Paste)

5.1 การคัดลอก

การคัดลอก จะใช้เมื่อต้องการป้อนข้อมูลที่มีข้อความเหมือนกันในหลาย ๆ ตำแหน่งบนกระดาษ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถทำการคัดลอกข้อความนั้นๆ และนำไปวางในตำแหน่งอื่นๆได้ ซึ่งง่ายกว่าการป้อนข้อมูลลงไปใหม่หลาย ๆ ครั้งโดยที่เป็นข้อมูลเดียวกัน โดยก่อนการคัดลอกให้ผู้ใช้งานดรากเมาส์คลุมข้อความที่ต้องการคัดลอก จากนั้นไปที่แท็บคำสั่งหน้าแรก คลิกเลือกวาง แต่ถ้าผู้ใช้งานไม่ถนัดการใช้คำสั่งที่แท็บคำสั่ง ก็สามารถใช้การกดปุ่ม Ctrl + c ที่คีย์บอร์ดเพื่อทำการ Copy (คัดลอก) และใช้การกดปุ่ม Ctrl + v ที่คีย์บอร์ดแทนการใช้คำสั่ง paste (วาง) ที่แท็บ HOME (หน้าแรก) ก็ได้

5.2 ตัวเลือกการวาง Past Option

หลังจากที่วางข้อมูลด้วยคำสั่ง Past (วาง) แล้ว ผู้ใช้งานจะเห็นเครื่องหมาย อยู่ด้านหลังข้อความ เครื่องหมายนี้มีชื่อว่า Past Option (ตัวเลือกการวาง) ทำหน้าที่เป็นตัวเลือกว่าเราต้องการวางข้อมูลในลักษณะไหน โดยสามารถคลิกเลือกคำสั่งย่อยได้

ตัวเลือกการวางประกอบด้วย 3 ตัวเลือก ซึ่งแต่ละตัวเลือกมีความหมายดังนี้

Keep source Formatting (K) : ใช้รูปแบบเหมือนกับต้นฉบับ
Merge Formatting (M) : ใช้รูปแบบของเอกสารปลายทาง
Keep Text Only (T) : สำเนาเฉพาะข้อความ ไม่สนใจรูปแบบ

สำหรับวงเล็บตัวอักษร K, M และ T นั้นเป็นคำสั่งย่อ วิธีการใช้งานก็เพียงกดปุ่ม Ctrl เมื่อเห็น แสดงขึ้นมา จากนั้นค่อยกดปุ่ม K, M และ T

5.3 การค้นหาและการแทนที่ข้อมูล

5.3.1 การค้นหา
เอกสารที่มีความยาวหลายหน้า การหาคำที่ต้องการบางตัวอักษรหรือบางคำนั้น หากต้องเลื่อนหน้าเอกสารเพื่อหาข้อมูลคงต้องใช้เวลาพอสมควร ฉะนั้นในโปรแกรม Microsoft Word มีเมนูคำสั่งช่วยในการค้นหาได้ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้งานค้นหาได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งมีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้

5.3.2 การแทนที่ข้อมูล
การแทนที่ข้อมูลเป็นการค้นหาคำที่ต้องการแล้วแทนคำใหม่ลงไปในแทนที่คำเดิม เช่น ผู้ใช้งานต้องการหาคำที่พิมพ์ผิดและเปลี่ยนแปลงคำที่ผิดนั้นทั้งเอกสาร สามารถใช้คำสั่งของโปรแกรมได้ โดยที่ไม่ต้องค้นหาคำผิดนั้นด้วยตัวเอง โดยมีวิธีการใช้คำสั่งดังนี้