นอกจากโปรแกรม  Microsoft  Word  จะใช้สร้างงานเอกสาร  รายงาน  และงานเอกสารอื่นๆแล้ว  ยังสามารถสร้างจดหมาย  และซองจดหมายได้อีกด้วย ซึ่งในWord 2013 นี้ จะมีตัวช่วยสร้างจดหมาย และแม่แบบสำเร็จรูปต่างๆ ให้เลือกมากมาย หลายรูปแบบ  ซึ่งสะดวกและง่ายต่อการใช้งาน  เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่ถนัดในการวางรูปแบบของจดหมายต่างๆ  ซึ่งรายละเอียดของการสร้างจดหมายและ ซองจดหมาย มีดังนี้

การสร้างจดหมาย

จดหมายนั้น มีอยู่ด้วยกันหลายประเภท เช่น จดหมายธุรกิจ จดหมายทางราชการ หรือ จดหมายส่วนตัวที่ส่งถึงเพื่อนสนิท ซึ่งแต่ละประเภทก็จะมีรายละเอียดและเนื้อหาภายในจดหมายที่แตกต่างกันออกไป โดยในโปรแกรม Microsoft Word 2013 นั้น ได้มีเครื่องมือช่วยสร้างจดหมายอัตโนมัติรูปแบบต่างๆที่มีความสวยงาม ง่าย และสะดวกในการสร้างจดหมาย ซึ่งขั้นตอนในการสร้างจดหมายอัตโนมัติมีวิธีปฏิบัติดังนี้

ซึ่งโปรแกรมจะแสดงเนื้อความตัวอย่างขึ้นมาให้และมีการจัดรูปแบบของจดหมายมาให้ด้วย  และเมื่อได้รูปแบบของจดหมายมาแล้ว ให้พิมพ์รายละเอียดของแต่ละส่วนลงไป ซึ่งโปรแกรมจะมีคำอธิบายบอกว่า แต่ละส่วนนั้นต้องพิมพ์อะไรลงไป  โดยสามารถคลิกเลือกแต่ละส่วน ของจดหมายแล้วใส่รายละเอียดที่เราต้องการลงไปแทน

จดหมายเวียน (Mail Merge) คือ จดหมายที่มีข้อความเดิมซ้ำๆ กันทุกๆ ฉบับ โดยจะมีเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านั้น ที่มีความแตกต่าง ตัวอย่าง จดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเชิญผู้เข้าร่วมสัมมนา ซึ่งเนื้อหาของจดหมายนี้ จะมีข้อความเชิญมาประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แต่ผู้รับของแต่ละฉบับจะแตกต่างกันไปตามชื่อหรือหน่วยงานของแต่ละบุคคล เราสามารถจัดทำจดหมายประเภทนี้ได้อย่างสะดวก ซึ่งข้อความที่แตกต่างกันนั้นจะถูกใส่โดยอัตโนมัติ มีวิธีดังนี้

ขั้นตอนการทำจดหมายเวียน

1. สร้างเอกสารหลัก
การสร้างเอกสารหลัก คือ การพิมพ์ข้อความลงในเอกสารที่เป็นเนื้อความของจดหมาย ซึ่งเหมือนกับการสร้างเอกสารทั่วไป และในส่วนที่ต้องการใส่รายละเอียดที่แตกต่างกันของแต่ละฉบับ เช่น ชื่อ และนามสกุลของผู้ที่เขียนถึง ให้เว้นว่างเอาไว้ก่อน ดังตัวอย่างข้างล่างนี้

ตัวอย่างเนื้อความจดหมายเวียน

เมื่อพิมพ์เอกสารหลักเสร็จแล้ว ให้ทำการตั้งค่าเอกสารหลักให้เป็น จดหมาย โดยมีขั้นตอนดังนี้      

2. เชื่อมต่อเอกสารกับแหล่งข้อมูล
แหล่งข้อมูล คือ แฟ้มที่มีข้อมูลที่จะผสานเข้าไปในเอกสาร ตัวอย่างเช่น ชื่อและที่อยู่ของผู้รับของจดหมาย ซึ่งเมื่อต้องการผสานข้อมูลลงในเอกสารหลัก จะต้องทำการเชื่อมต่อเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูล ที่มีอยู่ หรือหากยังไม่มีแฟ้มข้อมูล ก็สามารถสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นใหม่ในระหว่างกระบวนการสร้างจดหมายเวียนได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

เมื่อคลิกแล้ว จะปรากฏไดอะล็อคบล็อคของรายการที่อยู่ใหม่  ขึ้นมาให้ดังนี้

การเพิ่มรายการผู้รับ    หากพิมพ์รายละเอียดของผู้รับคนแรกครบทุกเขตข้อมูลแล้ว และต้องการจะเพิ่มผู้รับคนอื่นๆอีก  ก็สามารถทำได้โดยมีวิธีการเพิ่มรายละเอียดดังนี้

การลบหรือแก้ไขเขตข้อมูล    ในกรณีที่เขตข้อมูลที่โปรแกรมมีมาให้นั้น มีมากเกินที่เราต้องการ หรือในบางกรณีอาจจะไม่มีเขตข้อมูลที่เราต้องการ  เราก็สามารถเพิ่ม  ลบ หรือ แก้ไขเขตข้อมูลเองได้   โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้

เมื่อคลิกแล้วจะปรากฏไดอะล็อคบล็อกของการ กำหนดรายการที่อยู่เอง  ขึ้นมาให้ดังนี้

ซึ่งเมื่อเลือกคำสั่งลบแล้ว โปรแกรมจะถามว่าต้องการลบแน่หรือไม่ ให้คลิกที่ปุ่ม ใช่ ไป ดังรูป

จากนั้นให้ทำการลบเขตข้อมูลอื่นๆที่ไม่ต้องการออกให้หมด ก็จะได้ดังรูปด้านล่างนี้

เมื่อกำหนดเขตข้อมูลแล้ว  ให้สังเกตว่าเขตข้อมูลด้านบนจะเปลี่ยนไปตามที่เรากำหนดไว้ ดังรูป

เมื่อทำการกำหนดเขตข้อมูลที่ต้องการได้แล้ว ให้ใส่รายละเอียดของผู้รับลงไป และหากต้องการเพิ่มข้อมูลของผู้รับก็ให้คลิกที่ปุ่ม สร้างรายการ เหมือนกับตอนแรก  และเมื่อใส่รายละเอียดข้อมูลผู้รับจนครบแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง  ดังนี้

จากนั้นโปรแกรมจะให้ทำการบันทึกข้อมูลของผู้รับลงในแฟ้มข้อมูล ดังนี้

 เมื่อคลิกที่ปุ่มบันทึกแล้ว โปรแกรมจะทำการบันทึกข้อมูลของผู้รับที่จะใช้เชื่อมต่อกับเอกสารให้ทันที

ในกรณีที่ต้องการแก้ไขข้อมูลของผู้รับ เช่น  เปลี่ยนนามสกุล , เปลี่ยนคำนำหน้า หรือ เพิ่มชื่อผู้รับนั้น สามารถเข้าไปแก้ไขรายละเอียดของผู้รับโดย

โปรแกรมจะเข้ามาในส่วนของการแก้ไขแหล่งข้อมูล  ให้ทำการแก้ไขข้อมูลต่างๆตามต้องการ

โปรแกรมจะถามว่าต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือไม่ ให้คลิกที่ปุ่ม ใช่  ดังรูป

จากนั้นก็จะกลับเข้ามาสู่หน้าที่แสดงรายละเอียดของผู้รับอีกครั้งหนึ่ง ซึ่งหากข้อมูลของผู้รับถูกต้องแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง  ในหน้าต่างของผู้รับจดหมายเวียน  ดังรูป

โปรแกรมจะบันทึกค่า และ นำข้อมูลที่แก้ไขใหม่มาเชื่อมต่อกับเอกสารหลักให้ทันที

3.เพิ่มตัวยึดหรือเขตข้อมูลจดหมายเวียนลงในเอกสารหลัก

เมื่อทำการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างผู้รับและเอกสารหลักแล้ว จะต้องทำการแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนหรือ แทรกรายละเอียดของผู้รับลงในส่วนที่เว้นว่างไว้ตอนแรกในเอกสารหลัก  เพื่อทำให้จดหมายสมบูรณ์ พร้อมที่จะทำการส่ง  ซึ่งการแทรกเขตข้อมูลลงในเอกสารหลักมีวิธีดังนี้

เมื่อทำการแทรกเขตข้อมูลทั้งหมดลงในเอกสารหลักแล้ว จะได้ดังนี้

เมื่อทำการแทรกเขตข้อมูลลงในเอกสารหลักแล้ว หากต้องการดูผลลัพธ์ที่ได้ หรือ ดูตัวอย่างของจดหมายก่อนที่จะส่ง  มีวิธีการดังนี้

4. เสร็จสิ้นการผสาน
เมื่อทำการผสานข้อมูลผู้รับกับเอกสารหลักเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายของการสร้างจดหมายเวียนก็คือการพิมพ์เอกสาร เพื่อนำไปจัดส่งให้แก่ผู้รับต่อไป ซึ่งวิธีการพิมพ์จดหมายเวียนนั้นมีขั้นตอนดังนี้

จากนั้นจะปรากฏไดอะล็อคบล็อกของการผสานไปยังเครื่องพิมพ์ขึ้นมาให้ดังนี้

โดยที่แต่ละคำสั่งมีการใช้งานดังนี้
ทั้งหมด                          จะเป็นการสั่งพิมพ์จดหมายตามข้อมูลของผู้รับทุกคน
ระเบียนปัจจุบัน              จะเป็นการสั่งพิมพ์จดหมายเฉพาะหน้าของผู้รับที่เปิดอยู่ในขณะนั้น
จาก – ถึง                        จะเป็นการสั่งพิมพ์เฉพาะผู้รับที่ต้องการ  โดยให้ใส่ลำดับที่ต้องการว่าต้องการ
                                                     พิมพ์ผู้รับลำดับที่เท่าไหร่ถึงลำดับที่เท่าไหร่

หลังจากที่ได้สร้างจดหมายในแบบต่างๆแล้ว  ขั้นตอนต่อไปก็คือ การจ่าหน้าซองจดหมายเพื่อส่งจดหมาย ซึ่งในโปรแกรม Microsoft Word 2013 นั้น ก็มีคำสั่งที่ใช้สำหรับการสร้างซองจดหมายให้ด้วย ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

จากนั้นจะปรากฏไดอะล็อคบล็อกของ ซองจดหมายและป้ายผนึกขึ้นมาให้ ดังนี้

เมื่อคลิกที่ปุ่ม ตัวเลือก แล้วจะเข้าไปกำหนดรายละเอียดต่างๆของซองจดหมาย ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

ในแท็บตัวเลือกซองจดหมายจะเป็นการกำหนด ขนาดของซองจดหมาย    ตำแหน่งและแบบอักษรที่ใช้บนซองจดหมาย  ซึ่งเมื่อกำหนดรายเอียดต่างๆแล้ว  ขั้นต่อไปก็คือการกำหนดการพิมพ์  ดังนี้

ในแท็บตัวเลือกการพิมพ์จะเป็นการกำหนด วิธีการใส่ซองจดหมายที่เครื่องพิมพ์
เมื่อกำหนดค่าตัวเลือกต่างๆเสร็จแล้ว  และคลิกที่ปุ่ม ตกลง และกลับมาในส่วนของซองจดหมายและป้ายผนึกอีกครั้ง  ดังนี้

จากนั้น  โปรแกรมจะถามว่าต้องการบันทึกที่อยู่ของผู้ส่งไว้เป็นค่าเริ่มต้นหรือไม่  ดังรูป

ซึ่งหากต้องการเก็บค่าที่อยู่ของผู้ส่งเอาไว้  ก็คลิกที่ปุ่ม ใช่ หรือหากไม่ต้องการก็คลิกที่ปุ่ม ไม่ใช่ จากนั้นเครื่องพิมพ์ก็จะทำการพิมพ์ข้อความที่หน้าซองจดหมายออกมาให้ทางเครื่องพิมพ์