เมื่อเราทำการพิมพ์เอกสารเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เราก็ต้องมีการนำเสนอเอกสารนั้นต่อผู้อื่นถ้าเอกสาร นั่นอยู่ในรูปสื่อบันทึกข้อมูลของคอมพิวเตอร์ก็จะไม่สะดวกต่อการนำเสนอ ฉะนั้นจึงจำเป็นที่โปรแกรมต้อง มีความสามารถกำหนดลักษณะของการพิมพ์เอกสาร  เช่น  การดูตัวอย่างก่อนพิมพ์   การพิมพ์เอกสารเฉพาะหน้า  หรือพิมพ์เอกสารเฉพาะส่วน   เป็นต้น

การดูตัวอย่างเอกสารก่อนพิมพ์จริง  (Print Preview)  

ก่อนที่จะพิมพ์เอกสารออกมาทางเครื่องพิมพ์  จำเป็นจะต้องตรวจดูเนื้อหาภายในหน้าเอกสาร เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง   หรือดูว่าข้อความนั้นตกขอบที่ตั้งค่าไว้  เพราะหากว่าพิมพ์เอกสารออกมาแล้ว เราจะไม่สามารถแก้ไขข้อความในกระดาษได้แล้ว และทำให้เป็นการสิ้นเปลืองน้ำหมึกและกระดาษโดยใช่เหตุ   ซึ่งถ้าหากไม่ถูกต้อง เราก็สามารถกลับไปแก้ไขได้ก่อนที่จะพิมพ์ลงในกระดาษ  และภายในหน้าต่าง   Print  Preview  เราสามารถเห็นภาพรวมของเอกสารทั้งฉบับ  จึงทำให้ง่ายต่อการตรวจทานข้อมูล หรือ รูปแบบของหน้าเอกสาร  ทำให้เราไม่ต้องสั่งพิมพ์ข้อมูลชุดเดิมซ้ำอีก  ซึ่งวิธีการดูตัวอย่างก่อนพิมพ์มีวิธีปฏิบัติดังนี้

1. คลิกแท็บแฟ้ม จากนั้น ใน  Microsoft Office Backstage คลิกเลือกแถบ พิมพ์  โปรแกรมจะแสดงตัวอย่างหน้าเอกสารขึ้นมาให้
2. สามารถเลื่อนดูเอกสารหน้าอื่นๆได้จากปุ่ม
3. เลื่อนแถบเพื่อย่อ-ขยายดูหน้าเอกสารแต่ละหน้า

การพิมพ์หน้าเอกสาร   
หลังจากที่ดูภาพตัวอย่างหน้าเอกสาร และได้ตรวจทานรายละเอียดต่างๆเรียบร้อยแล้ว ต่อมาก็คือการกำหนดค่าต่างๆ หรือ รายละเอียดในการพิมพ์  จากนั้นขั้นสุดท้ายจึงค่อยสั่งพิมพ์เอกสารออกมาทางเครื่องพิมพ์   ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

ซึ่งเมื่อกำหนดค่าการพิมพ์ต่างๆเรียบร้อยแล้วต้องการที่จะพิมพ์เอกสารออกมา ทำโดย

เพิ่มเติม
1. ในการเลือกเครื่องพิมพ์นั้น เราสามารถเลือกพิมพ์ออกเป็น PDF หรือ XPS ก็ได้
2. ถ้าเราใช้เครื่องพิมพ์ประเภท Multi Function ที่ส่ง Fax ได้ เราก็สามารถส่ง Fax ได้เลย
3. เครื่องพิมพ์รุ่นใหม่หลายรุ่น สามารถสั่งพิมพ์เอกสารแบบ 2 หน้าได้
4. ในการเรียงกระดาษ เหมาะสำหรับการสั่งพิมพ์แบบหลายสำเนา เช่น เราอาจสั่ง 3 ชุด ถ้าเรากำหนดแบบในรูปในรูปตัวอย่างก็จะพิมพ์เอกสารตั้งแต่หน้า 1 ถึงหน้าสุดท้าย 3 รอบ แต่ถ้าเรากำหนดเป็นอีกแบบ (Uncollated) ก็จะพิมพ์เอกสารหน้าเดียวกันทีละ 3 ใบ จนถึงหน้าสุดท้ายของเอกสาร