การเชื่อมโยงภาพนิ่ง คือ การกำหนดให้ภาพนิ่งนั้น ๆ มีการเชื่อมโยงไปยังภาพนิ่งอื่น ๆ เพื่อความสะดวก และง่ายต่อการนำเสนอ ซึ่งภาพนิ่งที่ถูกเชื่อมโยงถึงกันนั้น อาจเป็นการเชื่อมโยงภาพนิ่งที่อยู่ในไฟล์เดียวกัน หรือ เชื่อมโยงไปยังไฟล์เอกสารอื่น ๆ หรือ เชื่อมโยงไปยังเอกสารบนอินเตอร์เน็ตที่เรียกว่า เว็บเพจ (Web page) ก็ได้ โดยที่เมื่อคลิกที่จุดเชื่อมโยงที่กำหนดไว้โปรแกรมก็จะทำการเปิดหน้าของภาพนิ่ง หรือเว็บเพจที่ทำการเชื่อมโยงไปขึ้นมาให้ทันที

            การเชื่อมโยงหลายมิติ หรือ ไฮเปอร์ลิงค์ (Hyperlink) หรือเรียกสั้นๆ ว่าลิงค์ (Link) จะเป็นการกำหนดให้ส่วนหนึ่งของภาพนิ่ง ซึ่งอาจเป็นข้อความ หรือรูปภาพเป็นจุดเชื่อมโยง โดยการเชื่อมโยงภาพนิ่งนั้นมีอยู่ 3 รูปแบบ คือ

            1. การเชื่อมโยงภายในไฟล์งานนำเสนอเดียวกัน การเชื่อมโยงภาพนิ่งในไฟล์งานนำเสนอเดียวกันนี้ จะเป็นการเชื่อมโยงไปยังภาพนิ่งอื่น ๆ ภายในไฟล์งานนำเสนอเดียวกัน ซึ่งมีขั้นตอนการสร้างการเชื่อมโยงดังนี้

จากนั้นจะปรากฏไดอะล็อคบล็อกซ์ของการแทรกไฮเปอร์ลิงก์ ขึ้นมาให้ ดังนี้

          และเมื่ออยู่ในมุมมองของการแสดงภาพนิ่งแล้ว เมื่อนำเมาส์ไปชี้ข้อความที่ได้ทำการเชื่อมโยงไว้เมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูป ซึ่งแสดงว่า ข้อความนี้ได้มีการเชื่อมโยงแล้ว

            2. การเชื่อมโยงไปยังไฟล์อื่น ๆ การเชื่อมโยงภาพนิ่งไปยังไฟล์อื่น ๆ จะเป็นการเชื่อมโยงไปยังภาพนิ่งที่อยู่ในไฟล์อื่น หรือเชื่อมโยงไปยังไฟล์เอกสารชนิดอื่นก็ได้ ซึ่งมีขั้นตอนการสร้างการเชื่อมโยงดังนี้

            จากนั้นจะปรากฏไดอะล็อคบล็อกซ์ ของการแทรกไฮเปอร์ลิงก์ขึ้นมาให้ ดังนี้

            3.การเชื่อมโยงไปยังอินเตอร์เน็ต การเชื่อมโยงภาพนิ่งไปยังอินเตอร์เน็ต จะเป็นการเชื่อมโยงไปยังหน้าเว็บเพจบนอินเตอร์เน็ต ซึ่งมีขั้นตอนการสร้างการเชื่อมโยงดังนี้

จากนั้นจะปรากฏไดอะล็อคบล็อกซ์ของการแทรกการเชื่อมโยงหลายมิติขึ้นมาให้ ดังนี้

          ในกรณีที่มีการปรับปรุงแก้ไขงานนำเสนอ หรือต้องการจะลบการเชื่อมโยงนั้นออกไป ก็สามารถทำได้เช่นกัน ซึ่งมีวิธีปฏิบัติดังนี้

เมื่อเลื่อนเมาส์มาชี้ยังจุดเชื่อมโยง เมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูป พร้อมทั้งแสดงชื่อไฟล์ของเป้าหมายที่เชื่อมไปถึง ดังรูปนี้

ซึ่งข้อความที่ปรากฏขึ้นนี้สามารถเปลี่ยนเป็นข้อความใด ๆ แทนได้โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

           จากนั้นโปรแกรมจะทำการเปิดไดอะล็อคบล็อกซ์ของการแก้ไขการเชื่อมโยงขึ้นมาให้เพื่อทำการปรับเปลี่ยนแก้ไขค่าต่าง ๆใหม่

          จากนั้นจะกลับมาที่ไดอะล็อคบล็อกของการแก้ไขการเชื่อมโยงหลายมิติอีกครั้งหนึ่ง ให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง ของไดอะล็อคบล็อคการแก้ไขการเชื่อมโยงหลายมิติ ข้อความที่จะปรากฏขึ้นเมื่อนำเมาส์ไปชี้ที่จุดเชื่อมโยงก็จะเปลี่ยนไปตามที่กำหนดไว้

ปุ่มปฏิบัติการ (Action Button) คือ ปุ่มเชื่อมโยงสำเร็จรูปที่โปรแกรมมีให้ และสร้างมาให้มีความหมายให้ตรงกับลักษณะการทำงาน เช่น ปุ่มคลิกเพื่อกลับไปยังสไลด์แรก หรือ คลิกเพื่อเชื่อมโยงไปยังโปรแกรมอื่น ๆ เป็นต้น โดยที่ปุ่มปฏิบัติการนั้นจะจัดเก็บอยู่ในส่วนของรูปร่าง (AutoShapes) ซึ่งขั้นตอนการสร้างปุ่มปฏิบัติการต่าง ๆ มีวิธีการดังนี้

เมื่อคลิกเลือกรูปแบบปุ่มปฏิบัติการที่ต้องการแล้ว เมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูป จากนั้นให้คลิกเมาส์ค้างไว้แล้วลาก เพื่อสร้างปุ่มปฏิบัติการขึ้นมา ดังนี้

และเมื่อสร้างปุ่มปฏิบัติการขึ้นมาแล้ว หรือ เมื่อปล่อยเมาส์แล้ว จะปรากฏไดอะล็อคบล็อกซ์ของการกำหนดค่าของปุ่มปฏิบัติการขึ้นมา ดังนี้

ปุ่มปฏิบัติการที่สร้างขึ้นก็จะสามารถเชื่อมโยงไปยังภาพนิ่งถัดไปแล้ว โดยที่เมื่อนำเมาส์ไปชี้ที่ปุ่มเมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูป ดังนี้

           ระหว่างการออกแบบและสร้างพรีเซนเตชัน เมื่อใส่เนื้อหาต่างๆ ลงในสไลด์แล้วเราอาจจะคลิกที่ปุ่ม Slide Show เพื่อทดสอบการแสดงเนื้อหาต่างๆ ที่ใส่ลงไป แต่หลังจากที่การออกแบบงานนำเสนอเสร็จสิ้นจนถึงขั้นตอนสุดท้าย ก่อนนำไปใช้งานจริง เราต้องมาทดสอบภาพรวมการทำงานของสไลด์ทั้งหมด เพื่อตรวจสอบความเรียบร้อยของออบเจ็กต์เหล่านั้นก่อนที่จะให้ผู้ชมได้เห็น เช่น ความถูกต้องของเนื้อหา ความต่อเนื่อง การแสดงออบเจ็กต์ถูกต้องตามลำดับ เวลาที่ใช้ในการนำเสนอพอดีกับจำนวนสไลด์ที่มี

การแสดงสไลด์โชว์ คือ การนำเสนอสไลด์ของคุณให้กับผู้ชม แต่ก่อนจะนำไปใช้งานจริงก็ต้องมาทดสอบการแสดงของสไลด์ดูก่อนเพื่อความถูกต้องของข้อมูล ตรวจสอบลำดับที่จะนำเสนอ เอฟเฟ็กต์การเคลื่อนไหว เวลาที่ใช้นำเสนอ และยังช่วยป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นได้ หากต้องนำไปเสนองานที่สำคัญๆ หรือเป็นทางการในที่ประชุม

           - From Beginning เริ่มจากสไลด์ แผ่นแรก หรือกดปุ่ม F5
           - From Current Slide แสดงจากไลด์แผ่นที่เลือกหรือ กดปุ่ม Shift + F5
           - Present Online พรีเซนต์ออนไลน์ แชร์ให้ผู้อื่นร่วมชมด้วย
           - Custom Slide Show สร้างชุดนำเสนอขึ้นมาใหม่ โดยเลือกสไลด์บางแผ่นที่จะนำเสนอได้

        การจัดการกับสไลด์โชว์จะใช้ดำสั่งต่างๆ ในแท็บเครื่องมือชุด Slide show (การนำเสนอสไลด์) ซึ่งจะมีรายละเอียด ดังนี้

            มุมมอง Reading View หรือมุมมอง การอ่าน จะใช้สำหรับทดสอบการ ทำงานสไลด์หน้าต่าง โดยจะแสดงได้ เหมือนมุมมอง Slide Show คือทดสอบ การแสดงของออบเจ็กต์และเอฟเฟ็กต์ ต่างๆ ได้ครบทุกแบบ แต่แสดงใน หน้าต่างที่ปรับขนาดได้

            หากต้องการออกจากมุมมอง Reading View ก็กดปุ่ม ESC บนแป้นพิมพ์เพื่อจบ หรือคลิก ขวาแล้วเลือกคำสั่ง End Show ได้เช่นกัน

          Presenter View คือ มุมมองสำหรับผู้นำเสนอเพื่อเอาไว้ดูว่าสไลด์แผ่นถัดไปเป็นเรื่องอะไร มีสไลด์ทั้งหมดเท่าไร และดูบันทึกย่อของเรื่องราวในสไลด์ด้วย เพื่อตรวจสอบเนื้อหาและ ประเมินเวลาในขณะที่นำเสนอได้ ซึ่งมุมมองนี้ผู้ชมจะไม่เห็นบนหน้าจอโปรเจ็กเตอร์ โดยคลิก ขวาแล้วเลือกคำสั่ง แสดงมุมมองผู้นำเสนอ แสดงมุมมองขึ้นมา

           การสร้างสไลด์ที่จะนำเสนอ บางทีคุณอาจมีข้อมูลเยอะเลยสร้างสไลด์เอาไว้มาก ก่อนที่จะนำไปใช้คงต้องมา ทดสอบทบทวนก่อน เพื่อตรวจทานเนื้อหาที่จะอธิบายสไลด์ เช่น มีสไลด์ 20 แผ่น กับเวลาบรรยาย 30 นาที จะพูด ได้ครบทุกสไลด์หรือไม่ หรือมีเวลาเยอะแต่สไลด์เนื้อหาน้อยก็อาจจะเพิ่มเรื่องเข้าไป เป็นต้น โดยใช้ Rehearse Timing (ทดสอบการกำหนดเวลา) มาทดสอบจับเวลาดูว่าในการบรรยายประกอบสไลด์แต่ละแผ่นนั้นใช้เวลานาน เท่าใด ก็จะช่วยให้คุณวางแผนนำเสนอได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

           - การใช้งาน Rehearse Timing ในขณะที่ทดสอบหรือซ้อมบรรยาย คุณต้องทำเหมือนนำเสนอจริง เช่น การ คลิกแสดงออบเจ็กต์, คลิกเลื่อนสไลด์, พูดอธิบายเนื้อหาในสไลด์แต่ละแผ่นเหมือนกำลังนำเสนอด้วยตนเอง จริงๆ จะได้ทดสอบความเร็ว, เวลา กับเนื้อหาที่มีในสไลด์ให้สัมพันธ์กันได้อย่างถูกต้อง

           หากต้องการสร้างพรีเซนเตชันเพื่อนำเสนอแบบอัตโนมัติ เช่น พรีเซนต์สอนเนื้อหาที่ตายตัว มีข้อมูลขั้นตอน และการทำงานที่คงที่ ต้องใช้งานซ้ำๆ หลายครั้ง และคำอธิบายเหมือนเดิม อาจจะใช้วิธีการอัดเสียงบรรบายลงไปในสไลด์แต่ละแผ่นได้ โดยใช้คำสั่ง Record slide show ซึ่งจะทำได้ 2 อย่าง คือ ใช้จับเวลาการนำเสนอและบันทึกเสียงบรรยายไปในสไลด์เพื่อใช้นำเสนอจริงๆ หรือทำเพื่อทดสอบการนำเสนอ

- หากบันทึกเสียงไปถึงสไลล์แผ่นสุดท้ายก็จะจบการบันทึกเสียงโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องคลิกปุ่ม Stop ยกเว้น ต้องการจบกลางคัน
- กดปุ่ม ESC ถ้าจะยกเลิกการอัดเสียงที่กำลังทำอยู่ขณะนั้น
- หลังจากจบการบันทึกเสียงจะมีไอคอนเสียงรูปลำโพง แสดงที่มุมขวาของสไลด์ทุกแผ่น สามารถคลิก ฟังเสียง หรือลบทิ้งถ้าไม่ใช้ และถ้าบันทึกวิดีโอก็จะมีพื้นที่วิดีโอและแถบดวบคุมวิดีโอที่มุมขวาสไลด์

           เอกสารประกอบการบรรยาย หรือ Handout จะถูกนำมาใช้เพื่อเป็นคู่มือของผู้นำเสนอหรือผู้บรรยาย แต่บางทีก็ พิมพ์มาแจกจ่ายให้กับผู้ชมที่เข้าร่วมฟัง เพื่อจะได้ดูประกอบหรือใช้จดบันทึกเพิ่มเติมได้ โดยเลือกสั่งพิมพ์จากคำสั่ง Print แล้วส่งออกเอกสารไปจัดรูปแบบเพิ่มเติมและสั่งพิมพ์ที่โปรแกรม Microsoft Word ได้ อีกวิธีหนึ่ง โดยเลือก คำสั่ง Export ดังนี้

            - เลือกการนำข้อมูลไปวางแบบ Paste วางธรรมดา หรือ Paste Link วางและลิงค์กับข้อมูลตันฉบับ
            - ใน Microsoft Word จะจัดรูปแบบเอกสาร หรือ เพิ่มเติมเนื้อหาอื่นๆ อีกก็ได้

          นอกจากการนำเสนอสไลด์โชว์ในหน้าจอแล้ว บางครั้งก็ต้องพิมพ์สไลด์ออกทางกระดาษเพื่อเป็นคู่มือนำมาประกอบการบรรยาย หรือนำไปแจกจ่ายให้คนอื่นที่เข้าร่วมรับฟัง สามารถเลือกรูปแบบการพิมพ์ได้หลายแบบ ดังนี้

           งานพรีเซนเตชันนอกจากการนำเสนอหรือพรีเซนต์ในหน้าจอแล้ว คุณสามารถนำงานพรีเซนเตชันไปใช้งาน ที่อื่นๆ ได้อีก เช่น เผยแพร่ผ่าน YouTube โดยบันทึกเป็นไฟล์ video (.mp4), แปลงสไลด์เป็นรูปภาพ, แปลงเป็นภาพเคลื่อนไหว .GIF หรือนำไปแชร์งานนำเสนอให้กับ คนอื่นทาง Line, Facebook, วางลิงค์บนเว็บไซต์ ได้ตามต้องการ โดยผู้ชมไม่จำเป็นต้องมีแอพฯ Power Point ก็สามารถชมงานนำเสนอได้

           การบันทึกไฟล์พรีเซนเตชันเป็นไฟล์วิดีโอ (Video) เพื่อนำไปแชร์หรือเปิดดูกับเครื่องคอมพิวเตอร์ทั่วไปได้ โดยไม่ต้องมี PowerPoint เหมาะสำหรับการนำเสนอเรื่องราวอัตโนมัติต่อเนื่อง เช่น การสอนให้ทำหรืออธิบายเรื่องราวต่างๆ หรือนำไปเผยแพร่บน YouTube โดยที่ไม่ต้องมีคนคอยคลิกสไลด์โชว์ และยังช่วยป้องกันการแก้ไขงานต้นฉบับได้ ด้วยการบันทึกเป็นไฟล์วิดีโอจะเก็บค่าต่างๆ เช่น เวลา, ภาพเคลื่อนไหว, เอฟเฟ็กต์เปลี่ยนสไลด์ และเสียงบรรยาย

           ไฟล์ PDF คือ การบันทึกไฟล์ให้เป็นไฟล์เอกสาร Portable Document Format (PDF) นิยมนำมาใช้งานทั่วไป เพราะมีขนาดเล็ก สั่งพิมพ์ แชร์ หรือส่งต่อได้ง่าย ซึ่งเอกสารจะรักษาเค้าโครง, รูปแบบ, ฟอนต์ และรูปภาพเอาไว้ครบถ้วน การสร้างไฟล์ PDF สามารถบันทึกจากโปรแกรมชุด MS-Office หรือโปรแกรมอื่นๆ สามารถเปิดอ่านโดยใช้โปรแกรม Adobe Reader หรือเปิดผ่านบราวเซอร์ทั่วไป

           การบันทึกไฟล์นำเสนอเพื่อเผยแพร่, แชร์, ส่งต่อ หรือนำไปสั่งพิมพ์ และให้ไฟล์เอกสารนั้นคงสภาพ ไม่สามารถ เปลี่ยนแปลงโครงสร้างได้ ก็บันทึกไฟล์เป็น XML Paper Specification (XPS) ได้เลย ไฟล์จะมีขนาดเล็ก ถ้าดับเบิลคลิกจะเปิดด้วย XPS Viewer หรือเปิดผ่านบราวเซอร์ Microsoft Edge ได้

           สามารถสร้างภาพเคลื่อนไหวใน Powerpoint ได้ง่ายๆ ด้วยการสร้างสไลด์ที่มีการเคลื่อนไหวในแผ่นเดียว หรือสร้างการเคลื่อนไหวแบบต่อเนื่องแผ่นต่อแผ่น แล้วบันทึกนำมาใช้งานบนงานนำเสนอนั้นหรือนำไปใช้งานที่อื่น เหมือนการใช้งานไฟล์ .GIF ทั่วๆ ไป

           การนำเอาพรีเซนเตชันไปใช้งานอีกแบบหนึ่ง ในกรณีที่ต้องไปนำเสนอนอกสถานที่ หรือต้องการแจกจ่ายงาน พรีเซนต์ให้คนอื่นนำไปใช้งาน ก็ใช้คำสั่ง Package Presentation for CD (จัดทำชุดรวมงานสำหรับนำเสนอลงแผ่นซีดี) เพื่อรวบรวมงานนำเสนอพร้อมกับไฟล์ที่เกี่ยวข้องลงแผ่น CD, DVD หรือก็อปปี้ลงโฟลเดอร์ ก็ทำได้ดัง

            การนำสไลด์ไปแจกจ่ายหรือใช้งานง่ายๆ อีกแบบหนึ่งคือ บันทึกเป็นไฟล์รูปภาพ ประเภท .JPG และ PNG แล้ว นำไปเปิดดูผ่านโปรแกรมดูภาพทั่วไป, ก็อปปี้ไปใช้งานบนเครื่องแท็บเล็ต หรือมือถือได้ทุกประเภท โดยไม่ต้องใช้โปรแกรม PowerPoint นำเสนอแต่อย่างใด บันทึกได้ง่ายๆ ดังนี้