เมื่อเราใส่ข้อมูลต่างๆในเวิร์กชีตหลัก เราสามารถจัดรูปแบบของข้อมูลให้มีความสวยงามได้ตามรูปแบบต่างๆ โดยวิธีการปรับแต่งข้อมูลจะสามารถปรับแต่งจาก เครื่องมือจัดรูปแบบทางข้อมูล และเครื่องมือ Mini Toolbar ด้วยรายละเอียดต่อไปนี้

แท็บ  HOME  จะรวมเครื่องมือที่ใช้ในการจัดรูปแบบข้อมูลแทบจะทั้งหมดเอาไว้ครบ  ทั้งแบบอักษร, จัดตำแหน่ง, ตัวเลข และลักษณะ รวมทั้งคำสั่งที่ใช้จัดการเซลล์

เครื่องมือ  Mini Toolbar

จัดตำแหน่งแนวนอน (ตามความกว้างของเซลล์)

เนื้อหาในเซลล์โดยปกติจะแสดงตามประเภทของข้อมูลที่ป้อนลงไป  แต่คุณสามารถจัดตำแหน่งใหม่ได้ตามความเหมาะสม  โดยใช้คำสั่งในกลุ่ม Alignment บนแท็บ  HOME  เช่น  จัดชิดซ้าย, กลาง และขวา

จัดตำแหน่งแนวตั้งตามความสูงของแถว

การจัดตำแหน่งตามข้อความในเซลล์ตามความสูงของแถวจะจัดได้ 3 ตำแหน่ง  คือ  Top (บน), Middle (กลาง) และ Bottom (ล่าง)

ใน 1 เซลล์เราสามารถป้อนข้อมูลได้จำนวนมากก็จริง  แต่ลักษณะการเก็บข้อมูลของ Excel ที่เป็นลักษระตารางหัวข้อไม่ยาวมาก  จึงไม่นิยมพิมพ์อะไรยาวๆใน 1 เซลล์ เพราะถ้าเซลล์อื่นเนื้อหาน้อยก็จะเปลืองพื้นที่ไปเปล่าประโยชน์  และข้อความที่ยาวก็จะบังเซลล์ข้างๆด้วย  หากเป็นข้อความกับเรื่องยาวๆ ก็ใช้วิธีรวมเซลล์ให้เป็นเซลล์ขนาดใหญ่ได้  ดังนี้
- Merge & Center (ผสานและจัดกึ่งกลาง)  รวมเซลล์และจัดกึ่งกลาง
- Merge Across (ผสานตามขวาง) รวมเซลล์เฉพาะเซลล์ที่อยู่ในแถวเดียวกันเท่านั้น
- Merge Cells (ผสานเซลล์) รวมเซลล์ที่เลือกทั้งหมด

รูปแบบตัวเลขคอมม่าและทศนิยมให้กับตัวเลขจะเลือกจากปุ่มรูปแบบดังนี้

การใส่สีพื้นเซลล์เพื่อเน้นหัวรายการและแยกรายการข้อมูลออกจากกัน  ทำให้อ่านข้อมูลได้ชัดเจนขึ้น  หรือนำมาตกแต่งข้อมูลให้มีสีสันสวยงามเพื่อนำเสนอได้อย่างน่าสนใจ  โดยใช้คำสั่ง Fill เติมสีพื้นเซลล์ได้ดังนี้

การจัดรูปแบบวันที่จะเลือกได้จากปุ่ม Format Number โดยมีให้เลือก  2  แบบ  คือ Shot Date วันที่แบบสั้น  และ Long Date  วันที่แบบยาว  แต่ถ้าคุณต้องการเลือกรูปแบบวันที่และเวลาแบบอื่นๆ เช่น วันที่ – เดือน – ปี แบบไหนก็เข้าไปที่คำสั่ง Format Cells แล้วตั้งค่าได้  ดังนี้

การจัดรูปแบบตัวอักษร หรือข้อความใน Excel จะใช้คำสั่งเหมือนการจัดรูปแบบในเอกสารด้วย โปรแกรมต่างๆในชุด Office แต่จะต่างที่การเลือกพื้นที่เซลล์เท่านั้นเอง

หากต้องการเปลี่ยนขอบเขตการแสดงเนื้อหาแต่ละเซลล์ให้ชัดเจนในแต่ละเซลล์ให้ชัดเจนในแต่ละรายการหรือแต่ละหัวข้อ  อาจจัดรูปแบบด้วยเส้นขอบเซลล์ได้โดยจะเลือกจากปุ่ม Border ซึ่งจะมีเส้นขอบให้นำมาใช้กับเซลล์แต่ละด้าน  เช่น  เส้นขอบบน (Top Border), เส้นขอบล่างเซลล์ (Bottom Border) หรือจะใส่เส้นของเซลล์ทุกด้านก็เลือกเป็น All Border ได้

วาดเส้นขอบเอง (Draw Table)
            คุณสามารถวาดเส้นขอบลงไปในแต่ละเซลล์  หรือแต่ละขอบเขตได้เองเหมือนการขีดเส้นด้วยดินสอ  ด้วยการเลือกคำสั่ง Draw Border หรือคลิกเลือกสีเส้นก็จะเปิดคำสั่งวาดเส้นอัตโนมัติ  การวาดเส้นทำได้ดังนี้

ลบ/ยกเลิกเส้นขอบ
การยกเลิกเส้นขอบออกจากเซลล์ทำได้  2  วิธี คือ เลือกคำสั่ง No Border และใช้เครื่องมือ Eraser Border เหมือนใช้ยางลบไปลบที่เส้น

การลบข้อมูลในเซลล์ที่เก็บอยู่ในชีตของ Excel จะลบได้เหมือนการลบข้อมูลทั่วไปคือ เลือกเซลล์ข้อมูลแล้วกดปุ่ม Delete แต่ว่ารูปแบบต่างๆ ที่ได้ใช้จัดข้อมูลนั้นจะไม่ถูกลบไปด้วย  เช่น  ขนาดตัวอักษร, สี, เส้น, ตัวเลข, ทศนิยม, รูปแบบวันที่ และเวลารวมถึงสีพื้นเซลล์ด้วย หากคุณต้องการลบข้อมูลบางอย่างก็เลือกใช้คำสั่งจากปุ่ม Clear แล้วเลือกการลบสิ่งที่ต้องการได้ ดังนี้

- ลบทั้งหมด ลบหมดทุกอย่าง
- ล้างรูปแบบ ลบเฉพาะรูปแบบทั้งหมด
- ล้างเนื้อหา ลบเฉพาะเนื้อมาในเซลล์ รูปแบบคงอยู่
- ล้างข้อคิดเห็น ลบข้อคิดเห็น
- ล้างไฮเปอร์ลิ้งค์ ลบลิ้งค์การเชื่อมโยง

Cell Style (ลักษณะเซลล์) เรียกสั้นๆ ว่า “สไตล์” คือ รูปแบบสำเร็จรูปที่รวมเอาการจัดรูปแบบต่างๆ  เช่น  แบบอักษรและขนาด  รูปแบบตัวเลข  เส้นขอบเซลล์  สีพื้นเซลล์มาตั้งเป็นชื่อต่างๆ เริ่มต้นจะเป็นสไตล์ที่โปรแกรมสร้างไว้ให้แต่คุณสามารถสร้างสไตล์เก็บรูปแบบที่คุณชอบใช้งานบ่อยๆ มาเก็บเพิ่มได้เพื่อนำมาใช้งานซ้ำได้

สไตล์ที่โปรแกรมมีให้จะแบ่งรูปแบบออกเป็นกลุ่มตามลักษณะงานหรือข้อมูล  เช่น  Title and Headings ใช้กับข้อความประเภทหัวเรื่อง หรือ Themed Cell Styles สไตล์ที่เข้าชุดกับสีของชุดธีมที่ใช้ในเอกสาร

            การย่อ / ในการทำงานของสมุดงาน  เราสามารถย่อ / ขยาย  มุมมองสมุดงาน  เพื่อแสดงข้อมูลได้อย่างเหมาะสม  โดยใน  Office  2013  เราสามารถย่อ / ขยาย  สมุดงาน  ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว  ดังรายละเอียดต่อไปนี้

วิธีที่  1   การย่อ / ขยายโดยการใช้แถบเมนู

เมื่อทำการคลิกปุ่มย่อ/ขยายเรียบร้อยแล้วโปรแกรม  Microsoft Excel จะปรากฏ              ไดอะล็อคบ็อกซ์ดังรูปภาพ

 เมื่อทำการเลือกขนาดที่ต้องการได้แล้วนั้นโปรแกรม  Microsoft  Excel  2013 จะทำการย่อขนาดที่ต้องการได้ดังรูปภาพ

วิธีที่  2    การ ย่อ / ขยาย สมุดงานโดยการใช้แถบ  Slide  บน  Status  bar

บางครั้งเราอาจป้อนข้อมูลลงผิดเซลล์  เราจำเป็นที่จะต้องแก้ไขข้อมูลที่ป้อนผิดเซลล์แต่เราไม่จำเป็นที่จะต้องทำการแก้ไขข้อมูลโดยการล้างข้อมูลและพิมพ์ลงไปใหม่  เราสามารถทำการ    แก้ไขข้อมูลได้โดยการเคลื่อนย้ายตำแหน่งข้อมูล
การเคลื่อนย้ายข้อมูลในกระดาษทำการ  หมายถึง  การย้ายข้อมูลในเซลล์หรือพิสัยหนึ่งไปอยู่ในเซลล์หรือพิสัยใหม่  การเคลื่อนย้ายต่างจากการคัดลอก  กล่าวคือผลจากการคัดลอกจะทำให้มีข้อมูลเพิ่มขึ้นจากเดิม  ผลจากการเคลื่อนย้ายไม่ทำให้ข้อมูลเพิ่มขึ้น  เพียงแต่เป็นการย้ายข้อมูลที่อยู่ออกจากบริเวณเดิมไปอยู่บริเวณใหม่
ข้อมูลที่เคลื่อนย้ายมาจะเข้าไปในเซลล์หรือพิสัยใหม่  โดยการเข้าไปแทนที่ข้อมูลที่มีอยู่เดิมทำให้ข้อมูลที่มีอยู่เดิมหายไป  และไม่สามารถเรียกคืนมาได้อีก  ดังนั้นการกำหนดเซลล์หรือพิสัยสำหรับรับข้อมูลที่เคลื่อนย้ายจะต้องแน่ใจว่าเซลล์ที่เราจะย้ายไปไม่มีข้อมูลที่ยังต้องการใช้อยู่
ย้ายสิ่งที่เลือกไว้จากชีทและวางไว้บนคลิบบอร์ด  สิ่งที่เลือกไว้นั้น  สามารถที่จะเป็นเซลล์ ,  ช่องของเซลล์,  ตัวอักษรจะถูกลบออกและไปแทนที่ในคลิบบอร์ด  เนื้อหาที่ตัดมาสามารถนำไปวางลงในตำแหน่งใหม่ได้

วิธีที่  1   การย้ายข้อมูลโดยการลากเมาส์

               เมื่อทำการปล่อยเมาส์โปรแกรม  Microsoft Excel   จะทำการย้ายข้อมูลให้ดังรูปภาพ

ในกรณีที่ย้ายไปแทรกยังส่วนที่มีข้อมูลอยู่แล้ว  ให้กดปุ่ม   Shift    ค้างไว้ในขณะที่ลาก

วิธีที่ 2   การย้ายข้อมูลโดยการใช้คำสั่งจากแถบเมนู

เมื่อสิ้นสุดคำสั่งโปรแกรม  Microsoft  Excel  จะทำการย้ายข้อมูลไปยังเซลล์ที่เราต้องการ

หากต้องการป้อนข้อมูลเดียวกันลงในเซลล์หลายเซลล์ภายในสมุดงาน  แทนที่จะต้องป้อนข้อมูลลงไปใหม่หรือป้อนข้อมูลเดียวกันหลาย ๆ  ครั้ง  ผู้เรียนสามารถทำการคัดลอกได้ซึ่งจะเป็นการง่ายกว่า
เมื่อต้องการนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วในกระดาษทำการไม่ว่าจะเป็นข้อมูลแบบข้อความ หรือตัวเลขไปใช้ในบริเวณอื่นของกระดาษทำการเดียวกันนั้น  กระดาษทำการมีคำสั่งอำนวยความสะดวกสำหรับการคัดลอกสิ่งที่มีอยู่แล้วไปใช้โดยไม่จำเป็นต้องใส่เข้าไปใหม่
ในการคัดลอกข้อมูลนั้นสิ่งที่คัดลอกมาจะเข้าไปในเซลล์หรือพิสัยใหม่โดยการเข้าไปแทนที่สิ่งที่มีอยู่เดิม ทำให้สิ่งที่มีอยู่เดิมหายไปและไม่สามารถเรียกคืนได้อีก  ดังนั้นการกำหนดเซลล์หรือพิสัยสำหรับสิ่งที่คัดลอกจะต้องไม่ให้ซ้ำกับเซลล์หรือพิสัยที่มีข้อมูลที่ผู้เรียนยังต้องการอยู่

วิธีที่  1   การคัดลอกโดยใช้แถบ  Ribbon

วิธีที่ 2   การคัดลอกโดยการใช้แป้นคีย์บอร์ด (ปุ่ม Ctrl)

การยกเลิกการแสดงเส้นแบ่งหน้าและกลับสู่มุมมองปกติ 
คลิกที่ปุ่มคำสั่ง  ปกติ  ในแท็ป  มุมมอง   โปรแกรมจะทำการยกเลิกการแสดงเส้นแบ่งหน้าและกลับสู่มุมมองปกติ   ดังรูป