การสร้างแมโคร (Macro) จะช่วยให้เราสามารถใช้งานฐานข้อมูลได้สะดวกยิ่งขึ้น เช่น เมื่อดูข้อมูลใบสั่งซื้อจากฟอร์มแล้ว ก็สามารถพิมพ์ข้อมูลออกมาเป็นรายงานได้เลย โดยไม่ต้องคลิกเปิดออบเจ็กต์รายงานทีละตัว จนเจอรายงานที่ต้องการแล้วถึงจะสั่งพิมพ์

แมโคร (Macro) เป็นชุดคำสั่งที่ช่วยในการทำงานต่างๆ เป็นอัตโนมัติ เช่น คำสั่งค้นหา เปิด/ปิดออบเจ็กต์ เป็นต้น พื้นฐานของแมโครก็คือการเรียกใช้มอดูล (Module) ซึ่งมอดูลก็คือแอคชัน (Action) หรือการทำงานใดๆ ซึ่งใน Access มีมอดูลมาตรฐานให้เรียกใช้มากมาย

เข้าสู่มุมมอง Macro Design เพื่อสร้างแมโคร

เมื่อมีการสร้างแมโครใหม่จะเข้าสู่มุมมอง Macro Design ทันที โดยในการสร้างแมโครใหม่นั้นให้คลิกแท็บ สร้าง (Create) ในกลุ่มคำสั่ง แมโครและโค้ด (Macro & Code) ให้คลิกปุ่ม แมโคร (Macro) จะปรากฏมุมมอง Macro Design ขึ้นมา

ในมุมมอง Macro Design มีส่วนประกอบต่างๆ ดังนี้

• Macro Action เป็นส่วนที่ให้เรากำหนดแอคชัน (มอดูล) โดยแอคชันจะทำงานตามลำดับ ไล่จากบนลงล่าง
• Macro Action Catalog เป็นส่วนที่รวบรวมแอคชันทั้งหมด เราสามารถค้นหาแอคชันที่ต้องการ โดยพิมพ์ชื่อแอคชันในช่องค้นหาด้านบน
• แถบเครื่องมือ (Macro Design) เป็นแท็บที่เก็บคำสั่งต่างๆ ที่ใช้ในการสร้างแมโคร

แท็บออกแบบ (Design) ของแถบเครื่องมือการทำแมโคร (Macro Tools) มีปุ่มคำสั่งดังนี้

ขั้นตอนการสร้างแมโคร

1. เข้าสู่มุมมอง Macro Design ให้คลิกที่ช่อง เพิ่มแอคชันใหม่ (Add New Action) แล้วเลือกแอคชันที่ต้องการ หรือเลือกแอคชันจากหน้าต่าง Action Catalog และลากมาวางเพิ่มได้เช่นกัน ในที่นี้จะเลือกแอคชัน OpenReport เพื่อเปิดรายงานที่เลือกขึ้นมา

2. คลิกที่ช่อง เพิ่มแอคชันใหม่ (Add New Action) แล้วเพิ่มแอคชันอื่นๆ ได้แก่ MaximizeWindows ขยายหน้าต่างให้เต็มหน้าจอโปรแกรม, PrintObject พิมพ์ส่วนของรายงานที่ต้องการ และ CloseWindow ปิดหน้าต่างรายงาน ตามลำดับ

3. กำหนดพารามิเตอร์ให้กับแอคชัน OpenReport (บางแอคชันไม่ต้องกำหนดพารามิเตอร์เพิ่ม) ดังนี้
- ในช่องชื่อรายงาน (Report Name) ให้คลิกเลือกรายงานที่ต้องการ

   -  ในช่องมุมมอง (View) ให้คลิกเลือกมุมมองรายงานที่แสดง

       -  ในช่องเงื่อนไข Where (Where Condition) ให้ใส่เงื่อนไขเข้าไปดังนี้

-  คลิกปุ่ม บันทึก (Save) เพื่อบันทึกแมโคร

-  คลิกปุ่ม เรียกใช้ (Run) เพื่อรันแมโคร โปรแกรมจะรันแมโครขึ้นมา ให้เราใส่เลขรหัสพนักงานลงไป ซึ่งเราได้กำหนดพารามิเตอร์ในช่องเงื่อนไข Where (Where Condition) โดยใส่เงื่อนไข ชื่อฟิลด์  =[รหัสพนักงาน] เข้าไปนั่นเอง โปรแกรมจะเปรียบเทียบเงื่อนไขว่าตรงกันหรือไม่ ถ้าตรงก็จะแสดงผลลัพธ์ออกมา

- จะเปิดรายงานที่เราเลือกไว้ในช่อง ชื่อรายงาน (Report Name) ขึ้นมา ด้วยแอคชัน OpenReport และขยายเต็มจอด้วยแอคชัน MaximizeWindow และเตรียมพิมพ์ด้วยแอคชัน PrintObject เมื่อพิมพ์เสร็จแล้วจะปิดรายงานด้วยแอคชัน CloseWindow

การเปิดและปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงาน

• CloseWindow ปิดหน้าต่างที่กำหนด หรือปิดหน้าต่างที่กำลังทำงานอยู่ทั้งของตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงาน
• OpenTable เปิดตารางในมุมมอง Datasheet, Designv และ Print Preview โดยเลือกโหมดสำหรับการเปิดได้ คือ โหมดแก้ไข โหมดเพิ่มข้อมูล หรือโหมดดูข้อมูลอย่างเดียว
• OpenQuery เปิดคิวรีในมุมมองที่กำหนด
• OpenForm เปิดฟอร์มในมุมมอง Datasheet, Design, Print, Print Preview สามารถกำหนดฟิลเตอร์เพื่อกรองข้อมูลที่จะใช้แสดงบนฟอร์ม และกำหนดโหมดสำหรับการเปิดได้
• OpenReport เปิดรายงานในมุมมอง Print, Print Preview และ Design สามารถกำหนดฟิลเตอร์เพื่อกรองข้อมูลที่จะใช้แสดงบนรายงาน และเพิ่มเงื่อนไขเพื่อเลือกเฉพาะข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขได้

การรันและหยุดการทำงานของแมโคร

• RunMacro รันแมโครที่ระบุ โดยจะกระโดดไปรันแมโครนั้นจนเสร็จ แล้วจึงกลับมาทำแอคชันที่ต่อจากแอคชัน RunMacro
• StopMacro หยุดการทำงานของแมโครที่กำลังทำงานอยู่ขณะนั้น
• StopAllMacro หยุดการทำงานของแมโครทุกตัว

การค้นหาและฟิลเตอร์ข้อมูล

• FindRecord ค้นหาเรคอร์ด
• FindNextRecord ค้นหาเรคอร์ดต่อไปจากการค้นหาครั้งที่แล้ว
• GotoRecord กระโดดไปยังเรคอร์ดที่ต้องการในตาราง คิวรี หรือฟอร์ม สามารถกำหนดให้ไปยังเรคอร์ดแรก สุดท้าย ถัดไป ก่อนหน้า หรือกำหนดหมายเลขเรคอร์ดที่ต้องการได้
• ApplyFilter แสดงข้อมูลตามฟิลเตอร์ที่กำหนด

การควบคุมการแสดงผลการโฟกัสของคอนโทรล

• RepaintObject วาดออบเจ็กต์ที่กำหนดใหม่อีกครั้ง
• DisplayHourglassPointer แสดงตัวชี้เมาส์เป็นรูปนาฬิกาทราย ขณะรันแมโคร
• MaximizeWindow ทำให้หน้าต่างปัจจุบันแสดงเต็มจอภาพ
• MinimizeWindow ทำให้หน้าต่างปัจจุบันแสดงเป็นไอคอน
• RestoreWindow ทำให้หน้าต่างปัจจุบันมีขนาดเท่ากับครั้งก่อน
• MoveAndSizeWindow กำหนดขนาดและตำแหน่งของหน้าต่างปัจจุบัน
• ShowAllRecords ลบฟิลเตอร์ที่ใช้เพื่อแสดงเรคอร์ดทั้งหมด
• GotoPage ไปยังหน้าที่กำหนดในฟอร์มหรือรายงาน
• GotoControl ไปโฟกัสคอนโทรลที่กำหนด
• SelectObject ใช้ในการเลือกออบเจ็กต์จาก Navigation Pane

การทำงานเกี่ยวกับเมนู

• RunMenuCommand ใช้เรียกคำสั่งต่างๆ ที่ปรากฏในเมนูของ Access

การพิมพ์

• PrintObject พิมพ์ตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานที่กำลังทำงานอยู่
• PrintPreview ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ของตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานที่กำลังทำงานอยู่