การสร้าง Query

การค้นหาและสอบถามข้อมูลด้วย Query ช่วยให้เราเข้าถึงข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางได้อย่างรวดเร็วและตรงเป้าหมาย โดยกำหนดเงื่อนไขสำหรับข้อมูลที่ต้องการและเลือกรูปแบบแสดงผลข้อมูลได้ ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จากการสอบถามข้อมูลจาก Query สามารถนำไปใช้งานหรือเป็นแหล่งข้อมูลเหมือนกับตาราง เพื่อนำไปสร้าง Form และ Report ได้ตามความต้องการ

วิธีที่ 1 สร้างในมุมมอง Design (ออกแบบแบบสอบถาม)
วิธีที่ 2 สร้างจากปุ่ม Query Wizard (ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม)
วิธีที่ 3 สร้างในมุมมอง SQL (Structured Query Language)

การสร้าง Query จากมุมมอง Design เริ่มต้นจะเป็น Query แบบ Select ซึ่งสามารถกำหนดคุณสมบัติต่างๆ ให้กับ Query ได้อย่างอิสระและยืดหยุ่น เช่น เลือกที่จะเพิ่มหรือยกเลิกตารางข้อมูลที่จะนำมาค้นหา เลือกตารางที่สัมพันธ์กัน เลือกหรือยกเลิกรายการฟิลด์ที่ใช้แสดงผลลัพธ์ จัดเรียงข้อมูลในฟิลด์ที่ต้องการได้ และที่สำคัญคือการกำหนดเงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้หลากหลายรูปแบบ ดังนี้

ในมุมมองออกแบบของ Query จะมีส่วนประกอบหลักอยู่ 2 ส่วน คือ
- พื้นที่ส่วนบน เป็นส่วนของตาราง จะบอกถึงตารางที่ใช้กับ Query นี้ ใน Query อันหนึ่งสามารถใช้กับตารางได้หลายตาราง และสามารถกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางได้ ตารางที่มีความสัมพันธ์กันจะมีเส้นเชื่อมต่อลากโยงระหว่างฟิลด์ที่ตรงกันของตาราง
- พื้นที่ส่วนล่างหรือเรียกว่า OBE Grid เป็นส่วนที่ใช้กำหนดกฎเกณฑ์ในการเลือกและวิธีแสดงข้อมูล

ประกอบด้วยหัวข้อต่างๆ ที่ใช้กำหนดฟิลด์และเงื่อนไขที่ต้องการสอบถามข้อมูล ดังนี้
- เขตข้อมูล (Field) ใช้เลือกฟิลด์จากตารางที่ใช้ในการแสดงผล
- ตาราง (Table) ใช้เลือกหรือแสดงชื่อตาราง / คิวรี่
- เรียงลำดับ (Sort) ใช้เลือกการจัดเรียงข้อมูลแบบจากน้อยไปมาก (Ascending), จากมากไปน้อย
(Descending) และไม่เรียงลำดับ (Not sorted)
- แสดง (Show) ใช้คลิกเลือกให้แสดง / ไม่แสดงข้อมูลในฟิลด์
- เกณฑ์ (Criteria) ช่องให้กรอกเงื่อนไขที่ใช้ในการสอบถามหรือค้นหาข้อมูล
- หรือ (Or) ใช้ระบุเงื่อนไขทางเลือกแบบ “หรือ” เพิ่มจากเงื่อนไขในหัวข้อ เกณฑ์ (Criteria)

การเลือกฟิลด์จากตารางที่นำเข้ามาใน Query เพื่อเลือกว่าจะใช้ฟิลด์ใดแสดงผลในตารางผลลัพธ์ หรือฟิลด์ที่จะใช้กำหนดเงื่อนไขการค้นหาเร็คคอร์ด ซึ่งจะเรียกว่าเป็น Select Query ทำได้ดังนี้

การเพิ่มตารางเข้ามาใน Query Design ให้คลิกปุ่ม แสดงตาราง (Show Table) จากนั้นก็เลือกตารางได้เหมือนตอนสร้างครั้งแรก
หากตารางที่เพิ่มเข้ามาได้กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางเอาไว้แล้ว เมื่อเลือกเพิ่มตารางเข้ามาก็จะมีเส้นแสดงความสัมพันธ์ (Relationship) ระหว่างตารางขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ

วิธีการยกเลิกตารางออกจาก Query Design ทำได้ง่ายๆ คือ คลิกเลือกตารางแล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์ หรือคลิกขวาที่ตารางแล้ว แล้วคลิกเลือก เอาตารางออก

ในตารางแสดงผลลัพธ์การค้นหาของ Query หากต้องการให้ดูเป็นระเบียบ ดูข้อมูลง่าย ก็สามารถเลือกให้จัดเรียงข้อมูลในฟิลด์ที่เป็นคีย์สำคัญได้ ซึ่งจะได้ 2 แบบ คือ
- จากน้อยไปหามาก (Ascending) เรียงข้อมูลจาก A-Z, a-z, ก-ฮ, 0-9
- จากมากไปหาน้อย (Descending) เรียงข้อมูลจาก Z-A, z-a, ฮ-ก, 9-0

เป็นวิธีการสร้าง Query ที่ทำได้ง่ายและรวดเร็ว ซึ่งจะได้แบบสอบถามพื้นฐาน หลังจากนั้นก็สามารถนำไปแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงลักษณะของแบบสอบถามให้เป็นแบบอื่นได้ตามต้องการ ทำได้ดังนี้

ประเภทของ Query ที่มีให้เลือกสร้างในขั้นตอนที่ 3 มีดังนี้
- Simple Query Wizard (ตัวช่วยสร้างคิวรี่อย่างง่าย) ใช้สร้าง Select Query เพื่อค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไข โดยเลือกแสดงผลลัพธ์ในรูปแบบของรายละเอียดข้อมูลหรือสรุปผล หรือใช้รวมข้อมูลจากหลายๆ ตาราง
- Crosstab Query Wizard (ตัวช่วยสร้างคิวรี่แบบตาราง) ใช้สร้างรายการสรุปข้อมูลจากตาราง โดยแสดงผลออกมาเป็นรายงานสรุปที่แสดงแบบสลับในแนวแถวและแนวคอลัมน์
- Find Duplicate Query Wizard (ตัวช่วยสร้างคิวรี่เพื่อค้นหารายการที่ซ้ำ) ใช้สร้าง Select Query สำหรับค้นหาเร็คคอร์ดใดที่มีค่าซ้ำกันในฟิลด์ที่ระบุจากตาราง หรือ Query
- Find Unmathed Query Wizard (ตัวช่วยสร้างคิวรี่การค้นหาข้อมูลที่ไม่ตรงกัน) ใช้สร้าง Select Query เพื่อค้นหาข้อมูลของ 2 ตาราง ที่กำหนดความสัมพันธ์กันไว้ โดยจะแสดงข้อมูลในเร็คคอร์ดที่ไม่ตรงกันจากทั้ง 2 ตาราง\

การสร้าง Query เพื่อค้นหาว่ามีเร็คคอร์ดใดในตารางที่มีข้อมูลซ้ำกัน หากต้องการนำไปเปรียบเทียบข้อมูลจากหลายๆ ตาราง ให้สร้างเป็น Select Query พื้นฐานเพื่อเลือกฟิลด์จากทั้งสองตารางก่อน จากนั้นก็สร้าง Query ที่ค้นหาข้อมูลซ้ำโดยเลือก Query พื้นฐานมาเป็นแหล่งข้อมูลเพื่อหาข้อมูลที่ซ้ำกันได้ ดังนี้

การค้นหาข้อมูลที่ไม่ตรงกัน เราจะเลือก Query แบบ Find Unmatched Query Wizard (ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามการค้นหาข้อมูลที่ไม่ตรงกัน) เป็นแบบสอบถามที่นำข้อมูลในฟิลด์ของ 2 ตารางที่เลือกมาเปรียบเทียบว่าตรงกันหรือไม่ โดยจะแสดงเร็คคอร์ดที่ไม่ตรงกันมาแสดงเป็นผลลัพธ์

การเพิ่มฟิลด์หรือเขตข้อมูลจากตารางมาใส่ใน Query เพื่อเลือกว่าจะใช้ฟิลด์ใดแสดงผลในตารางผลลัพธ์ ทำได้ดังนี้

การเลือกฟิลด์จากตารางมาแสดงในพื้นที่ส่วนล่าง (OBE Grid) แล้วนั้น หากฟิลด์นั้นไม่ได้ใช้งานก็สามารถยกเลิกฟิลด์นั้นออกไปจากพื้นที่ออกแบบได้ โดยคลิกเลือกคอลัมน์ฟิลด์แล้วกดปุ่ม Delete ที่แป้นพิมพ์

การเพิ่มตารางเข้ามาใน Query ให้อยู่ในมุมมอง ออกแบบ (Design) ก่อน แล้วให้คลิกปุ่ม แสดงตาราง (Show Table) จากนั้นก็เลือกตารางได้เหมือนตอนสร้างครั้งแรก
หากตารางที่เพิ่มเข้ามาได้กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางเอาไว้แล้ว เมื่อเลือกเพิ่มตารางเข้ามาก็จะมีเส้นแสดงความสัมพันธ์ (Relationship) ระหว่างตารางขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ

วิธีการยกเลิกตารางออกจาก Query ทำได้ง่ายๆ คือ ให้อยู่ในมุมมอง ออกแบบ (Design) ก่อน แล้วคลิกเลือกตารางที่ต้องการ จากนั้นให้กดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์ หรืออีกวิธีหนึ่งคือ ให้คลิกขวาที่ตาราง แล้วคลิกเลือก เอาตารางออก

การสอบถามหรือสืบค้นข้อมูลใน Query สามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้หลายรูปแบบ ตั้งแต่การใส่เงื่อนไขพื้นฐานทั่วไป เช่น มากกว่า น้อยกว่า เท่ากับ หรือไม่เท่ากับ ไปจนถึงการค้นหาขั้นสูง เช่น การกำหนดเงื่อนไขหลายๆ เงื่อนไขซ้อนกัน และการเชื่อมหลายๆ เงื่อนไขเข้าด้วยกัน เป็นต้น ซึ่งการกำหนดเงื่อนไขนั้น เราจะใส่ไว้ในช่อง เกณฑ์ (Criteria) และช่อง หรือ (Or) ดังนี้

การสร้างเงื่อนไขและนิพจน์ที่มากกว่า 1 เงื่อนไข จะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ ตัวดำเนินการ (Operator) และตัวถูกดำเนินการ (Operand) โดยตัวถูกดำเนินการอาจเป็นตัวแปร ค่าคงที่ และฟังก์ชัน ส่วนตัวดำเนินการคือเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ที่ใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ เปรียบเทียบค่า และตรวจสอบค่าตรรกะ

การอ้างฟิลด์ทั่วไปคือ [product_name] หรือถ้าจะคำนวณก็เป็น [จำนวน]*[ราคา] ถ้าจะอ้างถึงชื่อฟิลด์ที่ซ้ำกันมากกว่า 1 ตาราง จะต้องบอกชื่อตารางก่อนแล้วตามด้วยเครื่องหมาย ! หรือ . และชื่อฟิลด์ในเครื่องหมาย [] เช่น [products]![price] หรือ [orders].[price] หรือตั้งชื่อฟิลด์ เช่น Total:[ราคาขาย]*[จำนวน] เป็นต้น

การกำหนดเงื่อนไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป และต้องการให้ทั้งสองเงื่อนไขเป็นจริงทั้งคู่ เราเรียกว่า การกำหนดเงื่อนไขแบบ And โดยปกติสามารถใส่เงื่อนไขลงไปในแถวเดียวกันของช่อง เกณฑ์ (Criteria) ได้เลย แต่อาจเป็นคนละฟิลด์กัน เช่น ค้นหาพนักงานแผนกการตลาดที่มีเงินเดือนต่ำกว่า 16,000 บาท

การกำหนดเงื่อนไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป แบบมีตัวเลือกต้องการให้เงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งเป็นจริง เราเรียกว่า การกำหนดเงื่อนไขแบบ Or เช่น ค้นหาชื่อสินค้าที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “คอม” หรือ “กล้อง”

นอกจากการกำหนดเงื่อนไขแบบ And และ Or แล้ว เรายังสามารถนำเอาเงื่อนไขทั้ง 2 แบบมาใช้งานร่วมกันได้ ในกรณีที่มีเงื่อนไขในการค้นหาที่ซับซ้อนมากกว่า 2 เงื่อนไข ก็ใช้ And และ Or ร่วมกัน เช่น ค้นหาชื่อสินค้าที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “คอม” หรือ “กล้อง” ที่มีราคาขาย 20,000 บาทขึ้นไป

ใช้ในกรณีที่ต้องการค้นหาข้อมูลในช่วงหนึ่ง เช่น ค้นหายอดขายราคาสินค้ารวมระหว่าง 15,000 ถึง 20,000 บาท ว่ามีรายการใดบ้าง